Eks. på business case for en investering i viderudvikling af et IT-system

Budgetanalyser som drivkraft for effektiviseringer i den offentlige sektor

Den offentlige sektor har gennem en årrække været underlagt krav om produktivitetsforbedringer, som udmøntes i faldende netto-bevillinger. Statslige styrelser, og andre offentlige institutioner med tilsvarende krav, er derfor nødt til løbende at spare på deres driftsudgifter.

Det kan være svært at skære ned på udgifterne og samtidig opretholde det serviceniveau institutionen har forpligtet sig til. Derfor gennemføres der med jævne mellemrum – ofte på anmodning af Finansministeriet – uafhængige (op til 360 graders) budgetanalyser af offentlige institutioner med aktuelle behov for at finde store besparelser.

En budgetanalyse er et strategisk detektivarbejde – og en analytisk krævende dokumentationsopgave

Ofte har institutionen allerede gjort meget for at effektivisere opgaveløsningen og kan derfor have svært ved at se yderligere besparelsesmuligheder. Vores erfaring er dog, at vi sammen med institutionen altid finder realistiske effektiviseringsmuligheder ved at dykke ned i opgaveløsningens karakter, omkostninger og resultater. Øget automatisering og konsolidering af opgaveløsningen er eksempler på indsatsområder, hvor der næsten altid er yderligere besparelser at hente.

Vi kommer med et eksternt blik og talrige erfaringer fra andre offentlige institutioner, hvor vi allerede har medvirket til at gennemføre effektiviseringer. Vores mål er at hjælpe institutionen med at tænke ud af boksen, udforme konkrete implementerbare effektviseringsforslag, samt dokumentere størrelsen og timingen af provenueffekterne.

For at finde de nødvendige besparelser vil det ofte være nødvendigt også at anvise prioriteringsmuligheder. Besparelser kan realiseres ved at bort- eller nedprioritere opgaver, som ikke er fuldt ud politisk bundne, og som skaber relativt lille værdi i forhold til de afsatte ressourcer. Denne form for besparelser kræver for det første strategiske prioriteringer på tværs af organisationen, og for det andet politisk accept af de nedsatte serviceniveauer (og i enkelte tilfælde også ændringer i regler eller politiske aftaler). Derfor har vi designet og fintunet et særligt procesforløb for udarbejdelse af prioriteringsforslag til brug for budgetanalyser.

Gode rammer for en budgetanalyse er kendetegnet ved:

• stærk involvering af institutionens topledelse og dedikering af ressourcer til opgaven på tværs af hele institutionen

• meget erfarne konsulenter til at styre og gennemføre kritiske dele af budgetanalysen og analytisk stærke konsulenter til at assistere

• hurtig fokusering af budgetanalysen efter den indledende kortlægning, og aftaler om udvælgelse af visse områder til dybdeanalyse, hvor besparelsespotentialet sandsynligvis er stort

• et tæt, konstruktivt og pro-aktivt samarbejde mellem de uafhængige konsulenter og de enheder, hvor der er identificeret potentialer

• en relativt overordnet rolle for Finansministeriet, med fokus på at udstikke og justere rammerne for besparelseskravene og kvalitetssikre de foreslåede løsninger og potentialer