EFFEKTIVISERING AF STATSLIGE INSTITUTIONER - BUDGETANALYSER

I samarbejde med Implement Consulting Group har KOBRA Advice over perioden 2022-24 gennemført omfattende budgetanalyser af 4 statslige institutioner med henblik på at identificere besparelser gennem effektivisering og bedre opgaveprioritering:

  • Budgetanalyse af Miljøstyrelsen i 2022 for Miljøministeriets departement, Miljøstyrelsen og Finansministeriet

  • Budgetanalyse af Energistyrelsen i 2023-24 for Klima- Energi- og Forsyningsministeriets departement, Energistyrelsen og Finansministeriet

  • Budgetanalyse af Erhvervsstyrelsen i 2024 for Erhvervsministeriets departement, Erhvervsstyrelsen, og Finansministeriet

  • Budgetanalyse af Det Kongelige Teater i 2024 for Kulturministeriets departement, Det Kongelige Teater og Finansministeriet

PROJEKT CASE: BUDGETANALYSE AF DET KONGELIGE TEATER

I samarbejde med Implement Consulting Group og BDO gennemførte KOBRA Advice i 2024 en budgetanalyse af Det Kongelige Teater på opdrag fra Kulturministeriets departement, Det Kongelige Teater og Finansministeriet. Analysen havde til formål at anvise et nettoprovenu på 45 mio.kr. i 2028, og dermed et råderum udover den allerede gældende budgetskrænt for Det Kongelige Teater. Analysen skulle indgå som en del af grundlaget for de efterfølgende politiske forhandlinger om en ny flerårsaftale for Det Kongelige Teater for perioden 2025-28.

Budgetanalysen identificerede et samlet nettoprovenu på mellem 29 og 58 mio. kr. efter korrektion for overlap. Isoleret set blev der anvist et nettoprovenu på mellem 21-33 mio. kr. fra forøgede indtægter og effektiviseringer af driften. Dertil blev der identificeret et nettoprovenu på mellem 9-27 mio. kr. fra strategisk opgaveprioritering (hvoraf de 9 mio. kr. ville kunne implementeres uden at skabe betydelige udfordringer mht. serviceniveauet).

KOBRA var ansvarlig for at udføre dybdeanalyser i relation til effektivisering af planlægningsopgaverne, øget udlejning af lokaler, samt optimering af bygningsdrift:

  • Tilpasning af ressourceforbruget på planlægningsopgaver på tværs af Det Kongelige Teater. Forslaget omfattede: fuld implementering og udrulning af planlægningssystemet Diese; oprydning, delvis afskaffelse og alignment af eksisterende lokale planlægningsværktøjer; samt reorganisering af planlægningsopgaverne, så de samles på få centrale medarbejderressourcer i de større planlæggende enheder. Analysen redegjorde for, at forbedret it-understøttelse, konsolidering og centralisering af planlægningsopgaverne ville kunne bidrage med et estimeret varigt nettoprovenu på mellem 2,8 og 4 mio. kr. ekskl. afledte besparelser på overhead.

  • Øget udlejning af lokaler. Forslaget gik ud på at belyse potentialet for øjet udlejning af lokalerne i Det Kongelige Teaters bygninger – Gamle Scene, Operaen og Skuespilhuset – gennem styrkelse af salgsindsatsen, bedre planlægning af lokaleudnyttelsen, og øget udnyttelse af ledige lokaler til udlejning. Analysen dokumenterede, at der på visse tidspunkter hen over året er et antal ledige halv- eller heldage i de mest udlejningsegnede lokaler. Det blev estimeret, at en indsats for øget udlejning af ledige lokaler realistisk set vil kunne bidrage med et varigt nettoprovenu på mellem 3.9 og 4.7 mio. kr.

  • Optimering af bygningsdrift. Det Kongelige Teater ejer selv størstedelen af de bygninger som statsvirksomheden benytter. Som led i bygningsdriften er Teatret underlagt to fællesstatslige aftaler, den ene med Slots- og Kulturstyrelsen (SLKS) om drift og vedligehold af udvendige bygningsdele samt indvendige tekniske anlæg, og den anden med Bygningsstyrelsen om facility management.  Analysen havde fokus på, om der kunne realiseres en reduktion af omkostningerne til energi- og forsyningsydelser gennem energibesparelser, samt om der kunne realiseres besparelser på drift og vedligehold af bygninger, maskiner og anlæg gennem hjemtagning af opgaver.

    Der blev identificeret et mindre besparelsespotentiale på energiomkostningerne, mens det derimod ikke blev vurderet strategisk hensigtsmæssigt at hjemtage større vedligeholdelsesopgaver fra eksterne leverandører.

    Der blev fundet indikationer på, at facility management (FM) ville kunne løses billigere, hvis der blev gennemført et nyt institutionsspecifikt udbud af FM-opgaverne. Eftersom det først ville kunne realiseres udenfor målperioden pga. aftalebindinger, og det derudover kunne have afledte konsekvenser for den samlede fællesstatslige facility management aftale, blev det fravalgt at analysere dette potentiale nærmere.

    Endelig indikerede analysen, at der er et vist vedligeholdelsesefterslæb på driften af bygningerne som på et tidspunkt vil skulle adresseres.

PROJEKT CASE: BUDGETANALYSE AF MILJØSTYRELSEN

Analysen blev gennemført i foråret 2022 med Miljøministeriets departement, Miljøstyrelsen og Finansministeriet som opdragsgivere. Budgetanalysen identificerede et samlet besparelsespotentiale på 38 mio. kr. gennem effektiviseringer og mellem 17-38 mio. kr. gennem ændret opgaveprioritering (hvoraf de 17 mio. kr. ville kunne implementeres uden at skabe betydelige udfordringer mht, serviceniveauet). Korrigeret for implementeringsomkostninger og overlap blev der identificeret et samlet realiserbart provenu på mellem 49 og 70 mio. kr. Hertil kommer eventuelle afledte besparelser på overhead.

KOBRA var ansvarlig for dele af kortlægningen, samt for dybdeanalyser indenfor temaet effektivisering gennem øget automatisering/digitalisering af Miljøstyrelsens opgaver og processer. KOBRAs arbejde resulterede i udarbejdelse af forslag til og dokumentation af besparelsespotentialer på følgende områder:

  • Digitalisering af sagsprocesser. Forslaget gik ud på at udnytte muligheder i F2-systemet for at automatisere og standardisere Miljøstyrelsens sagsprocesser. Analysen dokumenterede, at forslaget ville kunne realisere et estimeret varigt nettoprovenu på ca. 7 mio. kr. årligt inkl. overhead

  • Digitalisering af dataflows i vandplægning og grundvandskortlægning. Forslaget omhandlede primært end-to-end automatisering af det samlede dataflow (dataudtræk, databearbejdning, beregninger, resultatrapportering), der anvendes ifm. med de nationale tilstandsvurderinger i vandmiljøplanlægningen. Analysen dokumenterede, at forslaget ville kunne realisere et estimeret varigt nettoprovenu på ca. 2 mio. kr. årligt inkl. overhead

  • IT-systemkonsolidering. Forslaget omhandlede primært konsolidering af Miljøstyrelsens heterogene GIS-systemlandskab på færre platforme. Analysen estimerede, at konsolidering af GIS-systemlandskabet med QGIS som omdrejningspunkt for styrelsens fremtidige GIS, ville kunne bidrage med et varigt nettoprovenu efter fuld implementering på ca. 4 mio. kr. årligt inkl. overhead. Hertil kom et provenu på ca. 0,5 mio. kr. fra afvikling af øvrige mindre systemapplikationer.